¿Cómo organizar mi tiempo de manera efectiva y rápida?

El tiempo puede ser un talón de Aquiles para muchos, en mi caso sucede que deseo hacer muchas cosas y todas de manera efectiva, sin dejar de hacer mi hobbie favorito así dedicarle tiempo de calidad a mi familia y amigos.

Por lo que en un momento me pregunté: ¿Qué puedo hacer para organizar mejor mi tiempo?

Así que comencé a investigar, le consulté a ChatGPT y le pregunté a varias personas cómo hacían para gestionar su tiempo de forma efectiva y aquí te comparto lo que he implementado.

¿Para qué organizar mi tiempo? Beneficios

Muchas veces creemos que teniéndolo en nuestra mente podremos hacerlo todo, pero la verdad que esto solo te ayudaría a:

• Gastar tu energía en recordar a cada momento tus tareas pendientes.
• Puedes comenzar a olvidar cosas que tienes pendientes por hacer.
• Ganarte una gran cantidad de estrés y ansiedad.
• Comenzar a decirle que si a nuevas actividades que, honestamente, no tienes la capacidad de hacer.

Sin embargo, organizar tu tiempo te ayudará a:

• Enfocarte en lo que estás haciendo.
• Priorizar tus tareas, seleccionando lo que es importante, urgente y lo que puedes delegar.
• Organizar tus tareas por día, mes o meses.
• Dedicarte a tus proyectos personales.

¿A que te vas sintiendo más tranquilo pues vas viendo otras formas de llevar mejor el asunto del tiempo?
Además, como se sentirás mejor, te permitirá ser más efectivo.

Pregúntate, ¿Qué te distrae?

¿Qué es eso que te interrumpe cuando estás haciendo una tarea?
Y si, muchas veces hacemos nuestra lista pero no la cumplimos, ¿Será que hay algo distrayéndote y te impide organizar tu tiempo?
Hay varios factores que pueden ser distractores (apartando el hecho de que seas mamá y los niños te pueden sacar de alguna tarea, pueden llegar a ser las personas más organizadas pues gestionan las tareas de su familia).
Algunos factores distractores son:

• No dormir bien.

La falta de sueño puede a distraerte, dedica horas a dormir y verás como te rinde mejor el día.

• Usar el celular y ver redes sociales

Algo que te puede consumir mucho tiempo, por lo que es importante que te apartes del celular, desactiva las notificaciones y úsalo solo si es para cumplir alguna tarea.

• Hacer varias tareas a la vez (multitasking)

Hay personas que si pueden hacerlo, pero evalúa que tan efectivo es esto al momento de realizar tus tareas, para ello rétate a hacer una tarea por vez y verifica si así completas más cosas durante el día.

Formas de organizar y planificar las tareas del día

Cada manera de organizar las tareas del día pueden variar dependiendo de tus requerimientos y preferencias personales, lo mejor es que elijas la que te sientas mejor y sea más funcional para tus tareas. Algunas técnicas incluyen:

La lista de tareas pendientes

Es una manera muy sencilla para la planificación del tiempo en la que cada día puedes hacer una lista con tus tareas, asignando un orden de ejecución.

Es sencilla de elaborar, solo agarras un papel y comienzas a colocar todas las tareas que tienes para ese día (haz lo posible que sean máximo 15 tareas), vas colocando un check ✅ a las que ya terminaste y eliminando las que por alguna razón que sale de tus manos no se pudieron realizar.

Así como lo haces al día, puedes hacerlo para la semana o el mes, también puedes observar cuáles tareas puedes delegar.

El uso de una agenda o un calendario te ayudará a gestionar el tiempo

Esta ha sido mi favorita, pues me permite planificar las actividades que tengo no solo durante un día, sino también el mes, anotando mis actividades y tareas que tengo por realizar así como también las reuniones que pueda tener en el día, la semana o el mes, ayudándome a cumplir con todo.

Además de elegir una agenda o calendario que te guste, puedes colocarle a cada tarea una duración para su elaboración.

Así como en la lista de tareas, te animo a que le coloques un check ✅ a lo que culmines.

El método de "horario de trabajo importante"

Con este método, se dedica la mayor parte del tiempo del día a las tareas más importantes. Es importante evaluar regularmente y ajustar la metodología utilizada para que te asegures si es la que te funciona mejor.

Con el método de "horario de trabajo importante", primero se identifican las tareas más importantes y críticas para completar en un día determinado. Estas tareas se colocan en una lista priorizada y se asignan determinadas horas del día para completarlas. Es importante ser realista al asignar tiempo para cada tarea y tener en cuenta cualquier tiempo no programado que pueda surgir.

Una vez que hayas completado las tareas más importantes, puedes continuar con las tareas restantes en orden de importancia o urgencia. Si no se completaron todas las tareas en el día, se pueden reprogramar para el día siguiente o la próxima semana.

Es importante que tomes unos minutos al final del día para reflexionar sobre las tareas cumplidas y las que no, te ayudará a mejorar el proceso para el día siguiente.

Otros consejos para gestionar mejor el tiempo

Sé flexible

Muchas veces queremos abarcar diversas tareas o hacer muchas cosas y esto solo nos puede generar cansancio, también puede pasar que alguien nos cancela una cita o no nos entrega un material que requerimos para cumplir con determinada tarea y nos sentimos mal por no cumplir con ello, así que, sé flexible con las tareas, si no se logró realizar pasa a la siguiente, mira lo que has logrado durado durante el día o dedica unos minutos a descansar.

Descansa

Parecerá extraño, incluso te dirás: Si quiero ganar tiempo, ¿No lo estaré perdiendo si me tomo unos minutos para descansar?

Pero incluso en el libro "Los 7 hábitos de la gente altamente exitosa" de Stephen Covey se recomienda descansar, esto ayudará a mejorar tu productividad lo que te permitirá realizar mejor tus tareas gracias a que tu mente se relajará, tu cerebro se oxigenará y no, esto no te desenfocará de lo que haces, al contrario, te ayudará a enfocarte más, puedes ayudarte con técnicas como el pomodoro para recordar tus pautas de descanso.
Pruébalo y te invito a dejar un comentario si te ha resultado.

Pauta una tarea que te genere bienestar

No todo son obligaciones, por lo que dedícate un tiempo para ti, para divertirte, compartir, salir a caminar, correr, ir a bailoterapia, meditar, esta tarea te ayudará a motivarte y hacer que todas las demás se hagan más ligeras.

Examina lo que pospones

¿Hay algo que has pospuesto por mucho tiempo? ¿Haces una lista y eso aún lo sigues colocando?
Esto es algo que ocupa un espacio de tu mente, así que, ¿Qué tal si liberas tu mente de eso? Y sácalo (o sea hazlo para que saques eso de tu mente)
Pregúntate, ¿Qué beneficio te traerá hacerlo?

Si es una meta que tienes pendiente, pregúntate:
¿Para qué lo quieres hacer? Y repítete esta pregunta hasta que la respuesta que surja de ti te haga sentir bienestar.
¿Cómo sería tu vida luego de hacerlo? Y visualízate, siente, o escucha cómo sería ese momento.

Si lo hiciste todo, prémiate

Premia tu constancia, si lo hiciste bien date un premio, que puede ser:

• Regalarte algo que deseas
• Ir al cine
• Dedicarte un día para ti

¿Lo has intentado todo y aún no logras organizar tu tiempo? Como coach, te acompaño a lograrlo, escríbeme y agendemos tu sesión.

Cuéntame, ¿Qué haces para organizar tu tiempo?